Startsida /Scout, Ledare, Kår /Leda scoutkår /Kåradministration /Kårstämma

Kårstämma

Kårstämma är ett sätt för medlemmar att ha inflytande i scoutkåren. Kårstämma är samma sak som årsmöte. Det är ett stort möte en gång per år där alla som vill får delta och påverka scoutkårens framtid. Där beslutar ni tillsammans om vad ni ska göra under kommande år (verksamhetsplan), hur pengar ska fördelas (budget), vilka som ska leda scoutkåren (sitta i styrelsen) och tittar igenom att allt gick rätt till under förra året (revisor).

Inför kårstämman

Årsmöteshandlingar – Styrelsens arbete

Innan årsmötet ska alla medlemmar bli kallade enligt föreningens (scoutkårens) stadgar. Tid och plats för årsmötet skall finnas med på kallelsen. På dagordningen redovisas vilka frågor som kommer att tas upp på årsmötet och i vilken ordning de kommer att behandlas. Alla måste få en chans att förbereda sig inför årsmötet, i stadgarna står hur lång tid innan kårstämman en inbjudan måste komma ut. I stadgarna finns ofta även vilka frågor som måste tas upp på kårstämman (dagordning).

Samtliga årsmöteshandlingar ska finnas tillgängliga för medlemmarna en viss tid innan årsmötet och detta står i stadgarna.

• Verksamhetsberättelsen beskriver föreningens verksamhet under det gångna
verksamhetsåret.
• Resultaträkningen visar vilka intäkter och kostnader som föreningen haft under gångna
verksamhetsåret.
• Balansräkningen visar föreningens tillgångar och skulder.
• I verksamhetsplanen presenteras föreningens verksamhet för det innevarande eller
kommande året.
• Budgeten presenterar den ekonomiska planen under det innevarande eller kommande året.

Skriva motioner och propositioner

Medlemmarna och styrelsen lämnar förslag till årsmötet. Medlemmarnas förslag kallas motioner och styrelsens förslag kallas propositioner. Alla medlemmar har rätt att skriva motioner. En motion kan handla om vad som helst som rör föreningen eller dess verksamhet.
Tänk på att varje motion bara ska ta upp ett ämne eller förslag och avslutas med en eller flera att-satser. Att-satserna innehåller det man vill att årsmötet ska besluta. I stadgarna framgår det hur många dagar före årsmötet som styrelsen ska ha motionerna för att hinna sätta sig in i dem och lämna sitt yttrande. När årsmöteshandlingarna delges medlemmarna, före årsmötet, ska även yttrandet finnas med. Styrelsens propositioner skall delges medlemmarna före årsmötet. Tiden för detta regleras i stadgarna. Motioner och propositioner diskuteras på årsmötet som
tar beslut i frågan.

Revisorernas arbete

Revisorerna granskar föreningens verksamhet och ekonomi. I revisionsberättelsen skall det framgå vad revisorerna granskat samt om revisorerna anser att styrelsens medlemmar arbetat för eller emot stadgarna. Revisorerna får inte sitta i styrelsen eller vara anhörig till någon i styrelsen. Revisorerna väljs av årsmötet. Antal revisorer regleras i stadgarna. Det är årsmötet som beslutar om styrelsens ansvarsfrihet. Ideella föreningar behöver sällan anlita auktoriserad revisor.

Valberedningens arbete

Valberedningen har förra årsmötets uppdrag att föreslå personer till förtroendevalda t.ex. styrelse och revisorer till årsmötet. Men det är årsmötet som väljer. Valberedningen skall informera medlemmarna om sista datum för nominering. När förslaget från valberedningen ska vara klart och hur det skall delges medlemmarna bör framgå av stadgarna. I valberedningens förslag bör de olika mandatperioderna tydligt framgå. Alla medlemmar har rätt att föreslå kandidater till valberedningen och även direkt på årsmötet. Inför årsmötet ska de personer som blivit nominerade bli tillfrågade om de är beredda att kandidera. Valberedningen väljs av årsmötet. Antalet ledamöter i valberedningen bör regleras i stadgarna.

Ladda ned

Checklista inför kårstämma

Årsmötesordlista

Alla medlemmar får medverka på kårstämman

Det är därför viktigt att arrangera en kårstämma eller årsmöte där hela kåren känner sig välkomna, förstår det som sägs och känner sig delaktiga. Vi har alla olika erfarenhet av att delta på kårstämmor och årsmöten, det är därför viktigt med tydlig information, att förklara krångliga ord och kanske till och med arrangera ett prova-på-årsmöte som övning så att alla är förberedda inför det riktiga mötet. Detta kan vara särskilt viktigt om årsmötet är digitalt. Ta gärna hjälp av en utvecklingskonsulent om ni vill.

Världsförbättrarna - ett demokratiprojekt för våra yngsta scouter

Så lär du ut demokrati!

I projektet Världsförbättrarna har vi tagit fram demokratimaterial att använda på scoutmöten med barn som är 8-10 år gamla. Materialet består av en demokratihandbok som är till scouterna, och en ledarhandledning.

Till Världsförbättrarna

Under kårstämman

Kårstämman ska ha en mötesordförande, mötessekreterare, justeringspersoner och rösträknare som alla väljs i början av mötet. En del föreningar har mötesordförande som inte är föreningens ordförande. Det är viktigt att alla kan följa med i vad som sägs på mötet (att visa dagordningen på storskärm är bra) och att alla som vill får komma till tals. Om ni är många kan det vara klokt att upprätta en talarlista. Det finns många regler för hur man genomför ett demokratiskt möte, men tänk på att inte göra det svårare än nödvändigt.

Många är rädda för att begära ordet, det är naturligt. För de flesta hjälper det nog bara med att öva. Om du begär ordet är det några saker du bör tänka på, såsom att prata enkelt och tala om vad du tycker. Särskilt viktigt är det förstås att ditt förslag är lätt att uppfatta. Därför bör du tänka igenom exakt vad du vill att mötet ska besluta. Avsluta därför klart och tydligt ditt inlägg med att säga: ”Därför tycker jag att vi ska besluta att…” Då blir det enklare för åhörarna att uppfatta vad du egentligen vill.

Ladda ner

Scouternas protokollmall

Mötesordförande har en nyckelroll. Det är ordförande som ser till att mötet verkligen fattar de beslut som behövs, att alla får komma till tals, att diskussionen inte spårar ur etc. Mötesordförande ska också se till att alla förslag blir demokratiskt behandlade. Något att tänka på är att mötesordförande inte bör delta i debatten utan istället leda den. Därför är det lämpligt att låta
någon annan än föreningens ordförande agera som ordförande på årsmötet.

Mötessekreteraren har också en nyckelroll. Det är sekreteraren som ansvarar för att skriva protokollet. Vad som alltid bör finnas med i ett protokoll är:
• datum, plats, antal närvarande samt antal röstberättigande
• de olika förslagen och av vem de ställts i diskussionen
• hur beslutet gick till, exempelvis om det var omröstning
• själva beslutet och eventuellt om någon reserverade sig

Justeringspersoner skall väljas. Antalet finns i stadgarna. Deras uppgift är att granska och justera protokollet och se till att sekreteraren fått med allt väsentligt.

Rösträknare skall utses. Deras uppgift är att räkna rösterna om det blir omröstning. Ofta brukar justeringspersoner och rösträknare vara samma personer.

Efter kårstämman

Efter kårstämman finns det en hel del arbete kvar att göra. Mötessekreteraren renskriver protokollet som sedan justeras av ordförande samt av justeringspersonerna. Därefter ska protokollet bevaras säkert, gärna både fysiskt och tillgängligt digitalt.

Har ni gjort några ändringar i stadgarna behöver en scoutkår få dessa godkända av Scouterna riks. Mejla då era nya stadgar och digitalt årsmötesprotokoll till info@scouterna.se.

Ibland vill även scoutdistrikt, kommuner eller andra intressenter ha in protokoll och en rapport från kårstämman. Kolla upp vad som gäller för er.

Konstituerande styrelsemöte

I stadgarna ska det framgå vilka poster som ska väljas av årsmötet. Det är vanligt att kårstämman väljer vem som ska bli ordförande och sedan ett antal övriga ledamöter. Styrelsen fördelar efter kårstämman de andra posterna mellan de ledamöter som blivit valda. Detta görs då på ett konstituerande möte. Det konstituerande mötet ska hållas ganska snart efter årsmötet. På detta möte är det också lämpligt att välja vem som ska teckna föreningens firma, om detta inte gjorts av kårstämman. Vanligtvis är det kassören och ordförande som är firmatecknare.

Protokollet från det konstituerande mötet ska sedan renskrivas och justeras. Om det
konstituerande mötet hålls i samband med ett ordinarie styrelsemöte bör man göra ett protokollsutdrag där konstitueringen framgår. Detta lämnas sedan till de som behöver denna information, exempelvis er bank och bank/plusgirot. I samband med konstitueringen ska det även framgå vem som har behörighet att göra exempelvis post- och bankärenden, även om detta är firmatecknarna.

Checklista - konstituerande styrelsemötet

Konstituera styrelsen och utse firmatecknare
Bestäm ekonomiska attestregler
Uppdatera fullmakter (bank och post)
Uppdatera utlämnade nycklar
Upprätta adresslista och kontaktvägar över styrelsen
Utse ansvarig för medlemsinformation, hemsida, sociala medier samt GDPR
Presentera för medlemmarna vem som har vilken uppgift i styrelsen föreningsadress
Planera föreningens verksamhet utifrån verksamhetsplan och budget

Exempelprotokoll för Scoutkårens konstituerande styrelsemöte