Scouterna är nominerade till Stora Kommunikationspriset

Förra sommaren upplevde tusentals ungdomar från hela världen the time of their lives när de deltog i det internationella scoutlägret World Scout Jamboree i Sydkorea. Men allt gick inte enligt planerna. Naturens krafter slog till och efter monsunregn, värmebölja och en inkommande tyfon togs beslutet att alla scouter skulle flyttas från lägerplatsen och fortsätta sitt äventyr i stadsmiljö.  
 
Fredrik Larsson och Annie Beckman ansvarade för kommunikationen i den svenska kontingenten. Nu är deras team nominerade i kategorin Bästa internkommunikation för hur de skapade tydlighet, transparens och trygghet i en situation som ständigt förändrades. 
 
Vad var det egentligen som hände under de där dygnen i Sydkorea? 
– Vad hände inte? I grund och botten så ställdes vi inför en väldigt komplex situation som förändrades och accelererade snabbt. Vi ansvarade för 2000 svenskar. Men det var inte bara ledarna och scouterna på plats som behövde få tillgång till rätt information, på andra sidan jorden satt anhöriga och undrade hur allt var med oss och hur deras barn mådde, säger Fredrik. 
 
–  Vi fick förbereda oss på plats och ta många kommunikativa beslut på kort tid, säger Annie. 

Trots att läget ständigt förändrades lyckades ni skapa ett lugn och bygga förtroende hos scouter och vårdnadshavare. Hur känns det att ert arbete uppmärksammas genom den här nomineringen?  
– Det känns jättefint. Jag känner mig väldigt stolt över teamet. Vi kommunicerade till en väldigt bred målgrupp, alla svenska scouter och ledare som var på plats i Sydkorea, men också med deras anhöriga hemma i Sverige. Att vi lyckades få den gruppen att känna sig trygga känns verkligen som en bedrift. Det finns en stark grundtillit att skicka iväg sina barn med Scouterna, de litar på oss som organisation. Men det hade inte gått om vi inte hade haft ett stabilt team. Vi arbetade mycket med trygghet och tillit inför resan. Och när det verkligen brände till på riktigt så vacklade vi inte, säger Annie  
 

– Under ett dygn lämnade 40 000 scouter och ledare lägerplatsen. Det var ett intensivt arbete och vi visste faktiskt inte vart vi skulle bussas. Då la vi ytterligare resurser på att vara tydliga med vad som hände. Vi liverapporterade på vår sajt, timme för timme, om status, hur många som hade lämnat och var alla svenskar befann sig. Det blev ett sätt att möta situationen som stegrats ytterligare en nivå, säger Fredrik. 

Han berättar också hur det redan fanns etablerade kontaktvägar mellan ledare och anhöriga. 
–  I grund och botten är det här resultatet ett långsiktigt förarbete där vi fokuserat på att skapa tillit och trygghet mellan scoutledning, ledare och anhöriga, säger Fredrik 

Samtidigt som ni befann er på världens största läger så rapporterade media från hela världen om händelserna på scoutlägret. Hur var det?  
– Det skrevs domedagsrubriker i media. Samtidigt läste vi kommentarer under inlägg i våra sociala medier där föräldrar skrev på vartenda inlägg: “Vi känner oss så trygga”, “Vi tycker varje beslut ni tar är helt rätt.” Att läsa deras reflektioner och kommentarer i våra kanaler, bredvid pressen var rörande, säger Annie. 

Hur har responsen varit nu i efterhand, från scouter och föräldrar? 
– Vi har fått massor av fina mail och kommentarer på sociala medier. Och när vi läser utvärderingen ser vi föräldrarnas respons och att de är nöjda. Det är otroligt att 95% av vårdnadshavarna svarar att de skulle skicka iväg sina barn på ett liknande äventyr igen, eller rekommendera andra att göra samma resa. Det betyder väldigt mycket! säger Annie 
 
– Det är ingen enkel match att skicka iväg hundratals ungdomar till ett läger på andra sidan jorden. Det är en självklarhet att man kommer stöta på utmaningar. Men det finns en otrolig förmåga i ideella rörelser, när man gör saker tillsammans som man tror på, avslutar Fredrik. 
 
Stora kommunikatörspriset delas ut den 24 april. I kategorin Bästa internkommunikation är Scouterna nominerade tillsammans med Svenska Turistföreningen, Volvo och Västra Götalandsregionen.